fbpx
06-48465536 info@vaforyou.nl

Werken met een Virtueel Assistent VA

1 Wat is een Virtueel Assistent (VA)?

VA staat voor Virtueel Assistent. Een VA is een zelfstandig ondernemer met haar eigen expertise. Zij werkt virtueel vanuit haar eigen kantoor of flexplek en ondersteunt diverse ondernemers. De focus van de VA ligt op de uitvoering van alledaagse, terugkerende werkzaamheden of specifieke projecten. Je kunt een VA heel gericht voor specifieke werkzaamheden inhuren, al vanaf een paar uur per week. Er zijn technische VA’s  die zich vooral met dat deel van het bedrijf bezighouden en er zijn ook VA’s die juist minder technisch onderlegd zijn en meer van het schrijven of juist het plannen en organiseren zijn.

 2 Wat is het verschil tussen een secretaresse en een VA?

De VA is ook zelfstandig ondernemer. Een goede (!) VA weet exact wat er allemaal bij het ondernemerschap komt kijken. Zij begrijpt waarmee jij worstelt. De expertise van een VA ligt bij het uitvoeren en systematiseren van werkzaamheden. De VA werkt vanuit huis of op een door de VA gekozen werkplek, bijvoorbeeld een flex-kantoor. Dus niet naast jouw bureau, direct bij de hand, om koffie te halen, te kopiëren enz. Door duidelijke afspraken met elkaar te maken weet je wanneer en hoe je elkaar kunt bereiken als dat nodig is. Maar om goede kwaliteit te kunnen bieden aan alle klanten die de VA heeft, reageert ze vaak niet ad-hoc.

3 Wat is het verschil tussen een PA en een VA?

Zie ook ‘Wat is het verschil tussen een secretaresse en een VA?’ Een Personal Assistent werkt specifiek alleen voor jou, daar heeft ze vaak een dagtaak aan. Een VA werkt voor meerdere klanten, afhankelijk van hoeveel uren/dagen de VA werkt. En ook hier geldt, een VA is eigen baas, ze is ook een ondernemer. Ze is bij niemand in dienst zoals een PA en een secretaresse dat wel (vaak) zijn.

4 Welke taken kan een VA voor mij doen?

(zie ook vraag 9) Een VA kan in principe doen wat ze wil doen en waar ze goed in is. Grofweg zijn de meest voorkomende werkzaamheden onder te verdelen in 6 categorieën:

  1. Dagelijks Management: hoe je alledaagse taken en je tijd managet.
  2. Financiën en statistieken: hoe je je bedrijf financieel runt (de cijfers)
  3. (Online) Marketing: hoe potentiële klanten jou in de markt kunnen vinden.
  4. Communicatie: hoe je relaties met leads, prospects, klanten, teamleden, leveranciers onderhoudt.
  5. Sales: hoe je diensten/producten aanbiedt en verkoopt.
  6. Diensten/Producten leveren: hoe je diensten/producten aan je klanten levert.

Verder is het dus zeer afhankelijk van wat een VA aan expertises in huis heeft en wat jij graag uit handen wilt geven.

5 Wat kost een VA?

De gemiddelde uur prijs van een ervaren VA liggen rond de 50,- per uur. Dit kan lager zijn als een VA minder ervaren is, een nieuwe dienst uitprobeert of als ze bijvoorbeeld nog niet haar eigen specialiteiten als zodanig aanbiedt. Vaak is het zo dat de uur prijs naar beneden gaat met de hoeveelheid uren die je afneemt. We noemen dit zogenaamde pakketten. Als je dus een pakket afneemt, betaal je een lagere uur prijs. Als je nog niet toe bent aan een pakket (contract voor langere duur), kun je meestal ook met losse uren beginnen. Die prijzen liggen dan weer wat hoger dan de pakketprijzen. Op de meeste websites kun je de inhoud van de pakketten bekijken.

6 Hoe werk je samen met een VA?

Om een goed beeld te krijgen van hoe een ondernemer kan samenwerken met een VA, beschrijf ik hieronder een casus. De namen zijn uiteraard gefingeerd, maar de situatie is uit de dagelijkse praktijk.

De VA Ilse werkt al een paar jaar als VA, als zelfstandige en heeft net een nieuwe klant Theo. Theo is eigenaar van een creatief ontwerpbureau.

Theo zocht iemand die hem kon helpen om meer structuur en overzicht te krijgen. Theo is uiteraard zelf erg creatief en is het liefst ook daar de hele dag mee bezig. Ook sporten doet hij graag en het liefst elke dag. Hierdoor laat hij zijn agenda, mail, en administratie een beetje links liggen. Theo vindt het lastig om overzicht en structuur te geven aan zijn planningen. Doelen stellen (korte en lange termijn) en een plan maken om vervolgens die doelen te kunnen behalen, komt hij niet aan toe. Soms kan hij zelfs zaken niet terugvinden in zijn pc, een goede mappenstructuur ontbreekt hem nog. Af en toe doet en probeert hij wel wat en hij maakt ook wel gebruik van een boekhouder die de grote financiële lijn in de gaten houdt, maar hij ziet zijn to-do-list (met voor hem onaantrekkelijke taken) groeien. Omdat de zaken voor hem wel lekker lopen en hij nog niet te klagen heeft over zijn klanten en de inkomsten die hij daarmee genereert, gaat hij nadenken over doorgroeien en eventueel uitbreiden. Toen hij hoorde over de mogelijkheid om een VA aan te haken is hij op onderzoek uitgegaan.

Wat zoekt hij in een VA?

Ilse is een moeder van twee schoolgaande kinderen zoals gezegd al een paar jaar ondernemer. Ze heeft al diverse langere contracten alsook kortdurende projecten uitgevoerd voor klanten. Haar expertise ligt vooral bij planning en agendabeheer. Zij kan in eerste instantie ‘schoon schip’ maken voor de klant, die vaak is verzand in alle taken die vooruitgeschoven liggen te wachten op een aanpak of afwerking. Als alles weer op een rijtje staat en het overzicht is terug, kan de samenwerking wat Ilse betreft pas echt beginnen. Want het is wel haar bedoeling om een blijvende oplossing te bieden. Alles moet ordelijk en gestructureerd te verlopen. Ilse gaat beginnen aan het invoeren van systemen binnen het bedrijf. Dit houdt in dat er zoveel mogelijk geautomatiseerd wordt. Als je alle terugkerende werkzaamheden in een systeem vastlegt, levert dit tijd en ruimte op. Het kost je minder tijd om het uit te voeren en bij te houden.

Omdat een van haar contracten afloopt wordt het voor haar tijd om op zoek te gaan naar een nieuwe klant. Ze zet op facebook een advertentiecampagne uit om haar diensten onder de aandacht te brengen. Omdat Theo zich aan het verdiepen is in het VA-schap komt hij via een collega-ondernemer op het spoor van Ilse. Via haar Facebookpagina stuurt hij haar een bericht met de vraag wat ze voor hem kan doen en aan welke investering hij moet denken. Ilse maakt een overzichtelijke offerte waarin de taken uitgebreid staan beschreven. Ze heeft ondertussen al even rondgesnuffeld op de website van Theo en geeft in de bijgaande mail direct haar waarde aan, want ze heeft gezien dat een bepaalde link op de site niet goed werkt en geeft direct aan hoe dit is op te lossen. Ook geeft ze al een aantal frisse ideeën over andere zaken waarvan ze weet dat dit voor Theo op dit moment interessant is.

Na nog wat vragen en antwoorden over en weer bereiken ze overeenstemming en gaan ze de samenwerking aan. Binnen een maand ervaart Theo hoe waardevol zijn VA is. Zijn to-do-list is geslonken en overzichtelijk. Zijn agenda biedt ruimte voor klanten, afspraken, maar ook voor sporten en vooral creatief bezig zijn. Ilse heeft haar eigen planning weer rond en is blij dat ze weer een klant heeft gevonden die past bij wat zij goed kan en leuk vindt om te doen.

Deze bovenstaande situatie van beide ondernemers geeft goed weer hoe belangrijk het is om een VA te vinden die bij je past. Ilse kan precies in het gat springen dat Theo creëert. Ilse ‘maakt’ letterlijk tijd voor Theo zodat hij zich kan bezighouden met waar hij goed in is en wat hij leuk vindt. Dat willen we uiteindelijk toch allemaal?

7 Wie controleert of de VA het werk goed doet?

In principe doet de VA dat zelf. Zij levert kwaliteit en is verantwoordelijk voor het werk dat ze doet. Check daarom ook of het een gecertificeerd VA betreft. Met certificaat heeft zij een speciale VA opleiding gevolgd aan bijvoorbeeld de VA Business Academy. Het is natuurlijk ook belangrijk om te weten dat ze doet wat de klant wil. Als de klant andere ideeën heeft over hoe een bepaald product eruit zou moeten zien, dan zal hij dit kenbaar moeten maken. Evaluatiemomenten om samen te kijken of alles naar wens verloopt zijn essentieel in een goede transparante samenwerking. Tijdens deze momenten zal de klant dus ook zelf nog eens kritisch bekijken of alles naar wens is.

8 Wanneer is het tijd om een VA aan te haken?

Allereerst is het fijn om te weten dat je de investering financieel gezien kunt doen. Daarnaast is het belangrijk om je gevoel te volgen. Als je merkt dat je veel tijd kwijt bent aan taken die je liever niet zou doen als je zou mogen kiezen, kan het zijn dat je heel blij wordt van een VA. En als je daarbij ook nog eens stress ervaart en je weet diep in je hart dat je niet zo door kunt gaan zoals je nu doet, weet je zeker dat het tijd voor actie is. Als je het te druk hebt verlies je op een gegeven moment altijd iets. Je verliezen kunnen gaan zitten aan je bedrijfskant bijvoorbeeld verlies van klanten, winst of omzet. Of je verliezen zitten aan de kant van je privézaken, tijd voor je gezin, sport, uitjes, vakanties.

9 Elke VA heeft haar eigen expertises. Waar kan ik dan aan denken?

Een aantal specialiteiten zijn de revue al gepasseerd. Hieronder volgen nog een aantal voorbeelden van werkzaamheden die een VA voor je kan uitvoeren. Weet dat bijvoorbeeld een fotograaf ook als VA kan werken. Zij verleent als ZZP’er haar diensten aan bedrijven of tijdens evenementen. Dit zijn dus maar enkele voorbeelden, onderstaand overzicht is slechts een greep uit de talloze mogelijkheden:

Business en projectmanagement
– Klant contacten onderhouden
– E-mails maken en versturen
– Onderzoek klanttevredenheid
– Coördineren (jaar)planningen en agenda
– Meetings en afspraken plannen
– Bevestigingen sturen
– Documenten managen in de cloud
– Het opzetten van een database
– Opzetten van processen en systemen
– (Jaar)Planningen maken en bewaken
– Opzetten en bijhouden van een projectmanagementtool

Marketing en Social media support
– Berichten inplannen
– Profielen beheren/opzetten en beschrijvingen bewerken/toevoegen
– Design, bewerken afbeeldingen van social mediakanalen
– Creëren van advertenties zoals Facebook ads
– Google analytics, updaten website, Blogs plaatsen
– E-mailmarketing & bijhouden e-maillijst
– Opzetten van autoresponder sequences/funnels) van anderen)
– Managen van webinars, teleseminars, Facebook live –
– Strategie en (jaar)planning
– Coördineren en managen van online conferenties en virtuele meetings
– Event marketing met blogs, social media en andere kanalen

Technische support
– Social media tools (inplannen content)
– WordPress website design
– Toevoegen en updaten van WordPress plugins
– Toevoegen en inplannen van blogs
– Veranderen van thema op de website
– Testen van betalingen, gekoppeld aan automatische e-mailbevestigingen
– Opzetten van e-mailmarketingsystemen
– Bouwen online leeromgevingen
– Creëren en updaten van landingspagina’s (webpagina’s)
– Opzetten en bijhouden van projectmanagement tools

Communicatie support
– Schrijven en redigeren van nieuwsbrieven, e-mails, artikelen, videoscripts, presentaties, e-books en cursussen
– Produceren van blogs
– Maken van scripts, bewerken, uploaden en managen van video’s
– Meedenken in de strategie en het maken van een (jaar)planning
– Creëren en inplannen content
– Creëren en bewerken transcriptie (tekst, video, audio)
– Publiceren en optimaliseren t.b.v. SEO
– Contacten linken op social media na ontvangst van b.v. visitekaartjes
– Creëren van formulieren en enquêtes

Sales support
– klantenservice via mail, telefoon, chat etc.
– Opvolging van de sales door maken van sales afspraken
– Contact met prospects
– Interview regelen met potentiële klanten
– Salesgesprekken voeren

Financieel support
– Inkoop- en verkoopfacturen boeken
– Crediteuren- en debiteurenbeheer
– Nabellen debiteuren
– Facturen versturen
– Bewaken budgetten
– Verwerken betalingen
– BTW aangiftes verzorgen
– Aanmaningen versturen
– Bijhouden uitbetalingen affiliaties

 

10 Wat is het voordeel van virtueel werken?


Het grote voordeel van virtueel werken is dat je dat kunt doen waar je dat wilt en wat op dat moment uitkomt. Als je veel reist met de trein, zal dat ook vaak je werkplek zijn. Zit je liever thuis aan de keukentafel, omdat je je daar prettig voelt, dan zal dat vaker jouw werkplek zijn. Iedereen heeft zo zijn of haar voorkeuren. Dat houdt ook in dat jij als opdrachtgever je geen zorgen hoeft te maken over de werkplek van jouw VA. Dat regelt ze zelf. Jij als ondernemer kunt dus ook gaan en staan waar jij dat wilt, niemand verwacht iets van jou hierin, behalve als je hier samen iets over af spreekt. Veel mensen vinden het toch fijn om elkaar met enige regelmaat in real life te zien en te spreken. Dit stem je onderling met elkaar af.

Nog een praktijkvoorbeeld van Theo en Ilse. Ook als Theo als ondernemer in het buitenland zit werkt Ilse achter de schermen gewoon door.

Theo moet voor een beurs naar Duitsland. Ilse houdt ondertussen vanuit haar eigen pc de agenda in de gaten. Op het moment dat zij constateert dat er in de planning iets niet goed gaat, stuurt zij Theo een mail en legt hem voor wat het probleem is en ook meteen de mogelijke oplossingen. Later als Theo tijd heeft beantwoord hij deze mail met hoe hij het graag opgelost wil zien. Ilse maakt dit voor hem in orde.

Dit waren de 10 vragen en antwoorden over “werken met een VA”. Misschien ben je enthousiast en wil je direct wel aan de slag met de zoektocht naar jouw VA. Het kan ook zijn dat je juist nog andere vragen hebt gekregen na het lezen van het bovenstaande artikel. Neem dan gerust contact op met VAForYou. Via de website of via Facebook kun je geheel vrijblijvend al je vragen stellen over werken met VA’s, kosten, pakketten enz. Ook kun je zien wat voor VA ik ben, wat mijn expertises zijn en waar ik je dus goed bij zou kunnen helpen.

Voor al een paar uur per maand kun jij al geholpen zijn. Een paar uur minder tijd besteden aan je administratie of planning kan de wereld van verschil betekenen voor jou.

Weet dat er ook altijd een proefperiode aan vooraf gaat. Je zit dus nooit zomaar ergens aan vast en je kunt altijd wijzigen of opzeggen binnen die proefperiode. Als het niet klikt wil je niet aan een samenwerking vast zitten toch? De VA wil dat zelf ook niet. Samenwerken met leuke, inspirerende mensen, die van elkaar kunnen leren en van elkaars expertise gebruik maken. Zo ziet een ideale samenwerking er uit voor VAForYou!